Outlook: Signatur erstellen und verwenden

Eine Signatur ist heute nichts besonderes mehr. Eigentlich jeder, wer viel E-Mails schreibt verwendet diese. Selbst wenn Du von deinem Smartphone oder Tablet eine E-Mail schreibst, ist standardmäßig eine Signatur hinterlegt, z.B.: „Unterwegs von einem iPad gesendet“.

Signaturen können komplett individuell gestaltet werden. Angefangen von einem „Mit freundlichen Grüßen“ bis hin zu einer ausführlichen Auflistung der Kontaktdaten mit Verlinkung zu seinen Sozialen Medien.

Eine Signatur ist im Prinzip nichts anderes als eine Visitenkarte. Wenn man sich diese ansieht, hat man i.d.R. alle nötigen Informationen, um Kontakt aufzunehmen.

Outlook Signatur erstellen

Damit Du Deine Signatur nach deinen wünschen gestalten kannst, stellt Microsoft Dir einen kleinen Editor zur Verfügung. Leider ist das Arbeiten mit diesem leider nicht immer so einfach, daher empfehle ich Dir, deine Signatur vorher einfach in einer neuen E-Mail vorzuschreiben.

  1. Klicke in Outlook mit der linken Maustaste oben links auf „Neue E-Mail“.
    klicke auf neue E-Mail
  2. Sofern eine Signatur vorhanden sein sollte, lösche diese erst einmal aus der neuen E-Mail.
  3. Verfasse eine neue Signatur ganz nach deinen Vorstellungen.
  4. Markiere mit gedrückter linker Maustaste oder über die Tastenkombination [STRG] + [A] Deine neu vorbereitete Signatur.
    verfasse eine neue Signatur
  5. Klicke mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und anschließend auf „Kopieren“.
  6. Gehe nun oben in den Reiter „Nachricht“ in den Bereich „Einfügen“ und klicke mit der linken Maustaste erst auf „Signatur“ und anschließend auf „Signaturen…“. Anschließend öffnet sich das Fenster „Signaturen und Briefpapier“.
    Klicke auf Signatur und dann Signaturen
  7. Das Fenster unterteilt sich in drei Bereiche, welche für Dich zu Erstellung und Verwaltung Deiner Signaturen wichtig ist:
    • Signatur zum Bearbeiten auswählen: hier bekommst Du eine Auflistung der angelegten Signaturen und hast die Möglichkeit eine neue Signatur zu erstellen, eine vorhandene zu löschen oder umzurennen und die gerade in Bearbeitung genommene Signatur zu speichern.
    • Standardsignatur auswählen: Hier kannst Du für alle deine E-Mail-Konten eigenständig eine Signatur für die Erstellung neuer E-Mails oder für das Antworten/weiterleiten von E-Mails. Wenn Du dann eine neue E-Mail erstellst oder eine andere E-Mail beantwortest oder weiterleitest, wird die ausgewählte Signatur automatisch der Nachricht hinzugefügt.
    • Signatur bearbeiten: In dem Bereich findest Du den bereits erwähnten Editor. Im Prinzip erfüllt dieser seinen Zweck, aber das vorbereiten der Signatur in einer neuen E-Mail lässt Dir mehr Freiraum zur Gestaltung deiner Wunschsignatur.
  8. Drücke im Bereich „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf „Neu“ und gib deiner Signatur einen Namen und bestätige deine Eingabe mit „Ok“.
    Fenster Signaturen und Briefpapier
  9. Wähle im Bereich „Standardsignatur auswählen“ das entsprechende E-Mail-Konto, welches für diese Signatur gedacht ist.
  10. Wähle jetzt noch im gleichen Bereich, welche Signatur für „neue E-Mails“ und welche für „Weiterleiten/Antworten“ verwendet werden müssen. In den meisten Fällen wird in beiden Punkten die gleiche Signatur verwendet.
  11. Drücke mit der rechten Maustaste in das Textfeld und klicke anschließend auf „Einfügen„. Dein Kopierter Text wird dadurch in das Textfeld eingefügt.
    Standardsignatur auswählen und Signatur einfügen
  12. Bestätige deine Eingabe mit „Ok“. Anschließend wird sich das Fenster dann schließen und Du bist wieder in deiner zuvor bearbeiten E-Mail und hast nun eine Signatur angelegt.

 

Einfügen einer Signatur

Du hast jetzt eine oder mehrere Signaturen erstellt und möchtest diese einfügen. Hierzu sind nur wenige Klicks notwendig.

  1. Klicke im Reiter „Nachricht“ und im Bereich „Einfügen“ auf „Signatur„.
  2. Nun wird die eine Auflistung deiner für die E-Mail passenden Signaturen angezeigt. Hierzu ist noch wichtig zu wissen, dass nur die Signaturen angezeigt werden, welche auch für das entsprechende Format gespeichert sind. Eine HTML-Signatur kann beispielsweise nicht in einer „Nur Text“ E-Mail eingefügt werden.
  3. Klicke die Signatur mit der linken Maustaste an, welche Du einfügen möchtest. Diese wird dann eingefügt.
    Signatur anklicken und gewünschte Signatur auswählen

 

Speicherort der Microsoft Outlook Signaturen

Outlook speichert jede Signatur in allen drei E-Mail-Formaten (HTML, Rich-Text und Nur-Text) ab. Wenn Du nun eine Signatur einfügst, macht Outlook im Prinzip nichts anderes, als die zur E-Mail-Format passende Datei zu importieren.

Zu den Signaturen für die entsprechenden Formate, existiert auch noch ein Ordner, wo Dateien für die Signatur abgelegt werden. Hier findest Du z.B. Bilder, die Du in die Signatur eingefügt hast.

Wenn Du Dir z.B. eine Signatur unter dem Namen „TP“ gespeichert hast, findest Du in dem Signatur-Ordner folgende Dateien:

  • TP-Dateien
  • TP.htm
  • TP.rtf
  • TP.txt

Wenn Du nun eine Signatur nur für ein Spezielles E-Mail-Format ändern möchtest, musst Du hier nur die entsprechende Datei aufrufen und Ändern.

Unter folgendem Pfad findest Du die oben genannten Dateien: „%appdata%\Microsoft\Signatures

  1. Markiere und kopiere, ohne die Anführungszeichen, den oben genannten Signaturpfad.
  2. Drücke die Tastenkombination [Windows-Taste] + [R]. Anschließend öffnet sich das Fenster „Ausführen“.
  3. Klicke mit rechter Maustaste in den Textbereich und klicke anschließend auf „Einfügen“.
  4. Bestätige die Eingabe durch das Klicken auf die Schaltfläche „OK“. Der Ordner öffnet sich und hier kannst Du dann wie zuvor beschrieben, die entsprechenden Dateien aufrufen.
    Signatur Ordner

Normalerweise benötigt man den Ordner eher selten aber für den „Profi“ ist dies sehr nützlich, um die Signaturen individuell anzupassen.

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